Alle informatie op één plaats 

Zoals je waarschijnlijk al gemerkt hebt, is het ledenbeheer een pak uitgebreider geworden dan wat het voorheen was.
Vanaf nu zie je als beheerder een op maat gemaakte profielpagina van iedere gebruiker met daarin alle gegevens op één plaats. Vroeger was enkel de informatie zichtbaar voor alle gebruikers, nu wordt er een onderscheid tussen informatie zichtbaar voor het bestuur en zichtbaar voor leden.

Wat is er nu precies veranderd?
Oorspronkelijk kon je als beheerder de persoonlijke pagina en het overzicht van alle communicatie en financiële transacties raadplegen. Dankzij de nieuwe update van deze week is er een volledig overzicht beschikbaar van alle activiteiten gekoppeld aan een bepaald gebruiker. Daarenboven is het nu ook mogelijk om vertrouwelijke documenten en notities vast te pinnen aan elke gebruiker.

Activiteiten
Vanaf heden zie je als beheerder een overzicht van alle activiteiten waar de gebruiker naar toe is geweest. Dit is eenvoudig te gebruiken om bijvoorbeeld op te volgen aan hoeveel trainingen of wedstrijden het lid heeft deelgenomen deze maand.

Documenten & Notities
Via deze pagina kan je vertrouwelijke documenten bijhouden per gebruiker. Denk maar aan ongevallenaangiftes, verzekeringspapieren,…
Daarnaast kan je ook kleine notities vastpinnen per persoon.

Verslag rechtstreeks koppelen aan een activiteit 

We kennen het probleem allemaal, er wordt een bestuursvergadering georganiseerd en het verslag die tijdens de vergadering wordt opgesteld, krijg je niet meer te zien. Via de knop verslag toevoegen bij de bewerkingspagina van de activiteit, kan je in één klik het bestand uploaden. Nu wordt het als bijlage toegevoegd bij de vergadering of andere activiteit die werd georganiseerd.

Kostennota vervangt de factuur 

Vroeger spraken we over het opmaken van een factuur wanneer een lid deelnam aan een activiteit of wanneer er maandelijks gefactureerd werd aan alle leden. Dit zorgde bij enkelen voor verwarring omdat een factuur te veel werd gelinkt aan het bedrijfsleven en BTW. Vanaf nu spreken we over kostennota’s in plaats van facturen.

Nu is het onder andere ook duidelijk dat er een kostennota wordt opgemaakt van een kost en geen factuur. Denk maar aan het lidgeld dat wordt aangerekend.

Overzicht kostennota’s 

De kostennota’s verschijnen nu in een duidelijker overzicht.
Je ziet overzichtelijk welke kostennota’s al dan niet betaald zijn en deze zijn eenvoudig te markeren als betaald via de acties-knop. Daarenboven zorgt de nieuwe update ervoor dat je een rapport van alle betaalde kostennota’s kan opvragen die over een bepaalde periode betaald zijn geweest.

Gebruikers die hun kostennota’s niet betaald hebben binnen betaaltermijn kunnen hieraan herinnerd worden. Dit kan door een automatische mail te sturen via betalingsherinneringen voor alle niet-betaalde kostennota’s of voor alle niet-betaalde kostennota’s van één kost.