Sinds de functie Postvakken werd uitgebreid, kun je als administrator de verantwoordelijkheid om mailings te versturen verdelen over meerdere gebruikers. Dat kan door meerdere postvakken aan te maken en telkens de beheerrechten en toegelaten ontvangers ervan in te stellen.

In deze How To leggen we je stapsgewijs uit hoe je dit toepast. Bekijk zeker ook de praktische voorbeelden!

Stap 1: Een postvak toevoegen

Ga als administrator naar Beheer > Communicatie > Mailings. Aan de linkerkant zie je het overzicht van de bestaande postvakken. Om een nieuw postvak aan te maken klik je op Postvak toevoegen.

Stap 2: Beheerrechten instellen

Nadat je de naam van het postvak ingevuld hebt, kan je bepalen welke gebruikers beheerrechten hebben op dit postvak. Dat betekent dat ze naast mailings versturen vanuit dit postvak ook mailings van dit Postvak kunnen bekijken, bewerken en verwijderen.

Stap 3: Toegelaten ontvangers instellen

Als laatste stel je de toegelaten ontvangers in. De contacten die je hier selecteert kunnen mailings ontvangen die verstuurd werden vanuit dit postvak.

Beheer

Zodra je beheerder bent van een postvak, krijg je een nieuw postvakicoontje te zien in de menubalk. Als je erop klikt, vind je het overzicht van alle mailings die je al verstuurd hebt en kan je een nieuwe mailing opstellen.

Als administrator blijf je het beheer bewaren over alle postvakken.

Praktische voorbeelden

1. Als voorzitter van een voetbalvereniging wil je de taken te verdelen en wil je dat de trainers elk hun mailings kunnen versturen.

We bekijken het voorbeeld van de trainer(s) van de U17:

  • Naam: Mailbox U17
  • Beheerrechten: contacten met de functie ‘trainer’ in de groep ‘U17’
  • Toegelaten ontvangers: de volledige groep ‘U17’

Vanaf nu wordt er een postvak toegevoegd bij de trainer(s) van de U17 waarmee enkel mailings verstuurd kunnen worden naar de groep U17.

 

2. Als voorzitter van een serviceclub wil je de taken verdelen en wil je dat de voorzitter van het feestcomité mailings kan versturen naar het feestcomité.

  • Naam: Mailbox Feestcomité
  • Beheerrechten: contacten met de functie ‘Voorzitter’ in de groep ‘Feestcomité’
  • Toegelaten ontvangers: de volledige groep ‘Feestcomité’

Vanaf nu wordt er een postvak toegevoegd bij de voorzitter van het feestcomité waarmee hij enkel mailings versturen naar de groep Feestcomité.