Het is geen geheim dat communicatie de basis vormt bij het bouwen van eender welk soort vertrouwensband. Maar waarom is het juist zo belangrijk? Wel, de manier waarop je communiceert bepaalt de totale sfeer binnen je community. Bij goede communicatie, en dus een goede band, worden appreciatie en loyaliteit vaak geprikkeld en groeit het samenhorigheidsgevoel. En hoe sterker je samen staat, hoe groter de voldoening én hoe geloofwaardiger je als community naar de buitenwereld overkomt.

Communicatie op de meest passende manier bevorderen en onderhouden is niet zo voor de hand liggend. Het is een proces dat elke dag om moeite vraagt en z’n vruchten pas op lange termijn afwerpt.

Wij geven je alvast 4 doeltreffende tips om dit proces in goede banen te leiden:

1. Luisteren is belangrijker dan spreken

Elk individu in je community heeft zich aangesloten met een bepaald doel voor ogen. Door het kiezen van jouw organisatie als weg naar hun gewenste prestatie besloten ze om, deels blindelings, hun vertrouwen in jouw handen te plaatsen. Hun vertrouwen beschermen is dan ook het minste wat je als community kan doen en dit begint bij oprecht luisteren en je leden laten voelen dat ze gehoord worden.

Nu, het grote verschil tussen luisteren en horen ligt bij de inspanning; horen doe je automatisch maar om te luisteren moet je de ander proberen te begrijpen. Dit vereist een goed inlevingsvermogen en kan best gevoerd worden door iemand die emotioneel sterk in zijn of haar schoenen staat. Luisteren maakt veel goed, want vaak zorgt begrip voor een kalmerend gevoel en helpt het bij het relativeren van problemen.

Naast het nodige inlevingsvermogen, zijn er nog andere zaken die het luisteren positief kunnen bevorderen:

  • De juiste plaats en het juiste tijdstip
    Waar en wanneer je het best praat met je leden hangt sterk af van het karakter van elk individu. Sommigen praten graag in groep terwijl anderen zichzelf meer durven uitdrukken in een face-to-face gesprek.
    Het is belangrijk om een goed evenwicht hierin te vinden want een verkeerde aanpak kan de afstand tussen leden en de community groter maken.
  • Luisteren in lichaamstaal
    Regelmatig knikken en frequent oogcontact kan vaak al voldoende zijn wat betreft de lichaamstaal tijdens het luisteren, het zijn vaak de kleine dingen die de meeste impact hebben.
    Hou in gedachten dat de fysieke aanwezigheid tijdens een gesprek de mentale aanwezigheid ondersteunt en niet omgekeerd.
  • Ook al ben je het niet eens; toon dat je zijn of haar standpunt begrijpt
    Want daar draait het heel hard rond; de mening van anderen begrijpen en respecteren. Het klinkt vanzelfsprekend, maar dat is het vaak toch niet.
    Soms is het belangrijk dat men de eigen mening, desondanks de trots, eventjes aan de kant zet en zich in de schoenen van de ander plaatst.
    Dit betekent niet dat je mening moet veranderen; you can agree to disagree.
  • Bied een mogelijke oplossing aan
    Bij het bieden van een mogelijke oplossing, hoe groot of klein die ook mag zijn, draait het vaak meer rond de moeite om iemand tevreden te stellen dan rond te oplossing zelf.

2. Zorg altijd voor een duidelijke boodschap

Zorg dat, bij elk communicatiemoment, de boodschap juist wordt overgebracht. Vaak is dit het probleem als er schriftelijk of digitaal contact plaatsvindt, sommige zinnen klinken dan ook beter in ons hoofd dan op papier of mail. De beste manier om dit aan te pakken is om in heel eenvoudige termen te schrijven, je tekst meermaals te herlezen en de belangrijke zaken te benadrukken zodat deze zeker niet over het hoofd worden gezien.

Door de boodschap van in het begin al duidelijk te maken vermijd je ook de moeite die je moet doen om de bijkomende vragen te beantwoorden.

3. Creëer een terugkerend patroon

Mensen zetten terugkerende patronen vaak om naar gewoontes. En aangezien een community graag zo dicht mogelijk bij z’n leden staat is dit een goeie zaak. De gewoontes en betrokkenheid zorgen voor een vertrouwd gevoel en nog méér interactie. Let wel op dat leden de communicatie niet te eentonig beginnen te vinden door er soms wat onverwachte communicatie tussen te steken.

Enkele van deze mogelijk terugkerende patronen in communicatie zijn:

  • Stijl
    Naast het feit dat eenzelfde stijl continue hanteren professionaliteit uitdrukt, brengt het ook herkenbaarheid met zich mee. Onder stijl horen beide de grafische stijl en de schrijfstijl. Veel organisaties laten hun grafische stijl éénmaal ontwerpen bij een extern bureau of ontwerpen deze intern. Bij schrijfstijl kan je kiezen tussen een formele aanspreking of persoonlijke (u of je), eens je gekozen hebt is het belangrijk om er bij te blijven en niet constant te schommelen tussen de twee. Daarnaast is het aangeraden om je zinnen zo veel mogelijk in de de actieve vorm te schrijven, lange zinnen te vermijden en in één tijd (tegenwoordige of verleden) te schrijven.
  • Frequentie
    Kies een bepaalde frequentie dat niet teveel en niet te weinig is.
    Bij het overmatig contacteren van je leden kan het afgezaagd worden of zelfs irritant, het weinig contacteren vermindert de betrokkenheid en zorgt voor een gemiste kans op een digitaal vertrouwde omgeving.
  • Bevraging
    Dit kan in de vorm van polls of surveys uitgevoerd worden. Vaak wordt dit gebruikt om de betrokkenheid tussen de leden en hun community te bevorderen.
    Het frequent gebruik maken van zo’n bevragingen geeft de leden het gevoel dat hun stem écht telt.

4. Ondersteun verbale communicatie op een digitale manier

In elke soort community worden er vaak activiteiten georganiseerd. Dit wordt meestal aangekondigd op een verbale wijze. Dit heeft op veel vlakken, onder andere de persoonlijkheid en uitdrukkingsmogelijkheden, een voorsprong op het digitale. Daarom zijn we van mening dat het verbale altijd moet blijven bestaan. Dat betekent echter niet dat het verbale ook daadwerkelijk genoeg is; meestal leeft verbale communicatie in het moment zelf en wordt het erna verwaarloosd. Dat valt makkelijk op te lossen door de verbale communicatie te ondersteunen met het digitale.

Het platform Peepl helpt je daar alvast in:

  • Wall posts plaatsen
    Door wall posts te plaatsen zet je de verbale prikkel om naar het digitale. De leden waren al op de hoogte maar alles wat schriftelijk wordt overgedragen komt wat ‘officiëler’ over en zorgt voor bevestiging. Je kiest zelf wie de wall post kan zien.
  • Activiteit inplannen
    Bepaal de nodige details van je activiteit, zoals de prijs en locatie, en plan dit in de virtuele agenda van de uitgenodigden.
  • Uitnodigingen versturen
    Daarnaast wordt er ook meteen een uitnodiging gestuurd naar leden voor wie de activiteit bedoeld is. In dit mailtje kunnen ze meteen hun aanwezigheid of afwezigheid aanduiden en wordt er zo een aanwezigheidslijst gecreëerd.
  • Herinneringsmails instellen
    Voor mensen die nog niet bevestigd of geweigerd hebben worden er meerdere herinneringsmails, verspreid over tijd, verstuurd tot ze een antwoord geven. Veel mensen krijgen immers veel e-mails binnen en zien die van jou over het hoofd.
  • Mailings gericht versturen
    Verdeel je leden in verschillende groepen en functies en contacteer wie je wil via mail met enkele muisklikken.
  • Last minute communicatie
    SMS blijft nog altijd één van de snelste manieren om iemand te bereiken. Met Peepl kan je SMS’en uitsturen via het platform.
  • Communiceren buiten je community
    Daarnaast kan je eenvoudig je website opstellen en onderhouden. Deze website kan je gebruiken als het ideale visitekaartje naar de buitenwereld toe.

Droom jij van een vlotte flow met geautomatiseerde communicatie, organisatie en administratie binnen je Service Club, Ledenorganisatie of Sportvereniging?
Laat je gegevens achter en we nemen zo snel mogelijk contact op!

Uw naam

Uw e-mail